Vedtægter

 

 Vedtægter for HI Pool Club, Herlev Oktober 2008.

 
§1
Navn og hjemsted
Foreningen HI Pool Club, der har hjemsted i Herlev, er stiftet 1. oktober 2008.
Foreningen er tilsluttet Den Danske Billard Union under Danmarks Idræts Forbund (DIF) og er underlagt disses love og bestemmelser.
 
§2
Formål:
Foreningens formål er at dyrke pool, 8 ball, 9 ball og straight pool og evt. snooker og med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i klubben at udbrede kendskabet til denne idræt. At involvere sig socialt i nærmiljøet. At engagere sig i Kommunens fritids- og kulturliv. Endvidere at udvikle medlemmernes lyst til at engagere sig og tage et medansvar i foreningen.
 
§3
Medlemskab:
Som aktivt medlem kan bestyrelsen optage enhver, der er fyldt 5 år.
 
§4
Indmeldelse:
Indmeldelse skal ske via foreningens hjemmeside eller på email direkte til foreningens kasserer (kasserer@hipc.dk) eller formand (formand@hipc.dk).
For medlemmer under 18 år skal indmeldelse ske via email fra forældre eller værge. Indmeldelsen er bindende for mindst tre måneder for junior- og ungdomspiller og 6 måneder for senior spiller, med en prøvetid på 14 dage.
 
§5
Udmeldelse:
Udmeldelse skal ske skriftligt til kassereren med en måneds varsel til udgangen af et kvartal.
Udmeldelse kan kun accepteres, hvis medlemmet ikke har noget økonomisk mellemværende med foreningen.
 
§6
Kontingent:
Kontingentet fastsættes på den ordinære generalforsamling. Indbetalingsterminer og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen.
 
§7
Restance:
Kontingentet skal være betalt inden udgangen af forfaldsmåneden.
Man kan ikke opnå Licens under Den Danske Billard Union, hvis man er i restance.
 
§8
Udelukkelse og eksklusion:
Et medlem kan udelukkes eller ekskluderes, såfremt vedkommendes opførsel strider mod foreningens vedtægter, eller medlemmet på særlig grov måde har tilsidesat sine medlemspligter. Såvel i sager om udelukkelse som eksklusion har medlemmet krav på at blive hørt inden bestyrelsen træffer sin afgørelse. I sager om eksklusion har medlemmet krav på, at sagen afgøres på førstkommende Bestyrelsesmøde, og at sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt.
 

§9
Ordinær generalforsamling:
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender. Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt inden udgangen af marts måned. Adgang til generalforsamlingen har alle foreningens medlemmer, samt hvem bestyrelsen måtte indbyde. Stemmeret har alle aktive medlemmer, som ikke er i kontingentrestance.
Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde.
 
Generalforsamlingen indkaldes med mindst 4 ugers varsel med opslag på spillestedet (i klubhuset) og ved annoncering i klubblad eller en lokalavis samt eventuelt på foreningens hjemmeside med angivelse af dagsorden og indkomne forslag. Forslag som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være indsendt skriftligt til bestyrelsen senest 2 uger før generalforsamlingens afholdelse. Er der indkommet forslag, fremsendes disse til medlemmerne sammen med dagsorden og det reviderede regnskab sådan, at dette er medlemmerne i hænde senest en uge før generalforsamlingen. En rettidig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal.
 
Alle medlemmer der er fyldt 13 år har stemmeret, yngre medlemmer repræsenteres af deres forældre.
 
§ 10
Dagsorden:
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:
1) Valg af dirigent og referent
2) Bestyrelsens beretning for det forløbne år
3) Forelæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år til godkendelse
4) Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år til godkendelse
5) Fastsættelse af kontingent
6) Behandling af indkomne forslag
7) Valghandling i henhold til §13
8) Eventuelt
 
§ 11
Generalforsamlingens ledelse m.v.:
Generalforsamlingen vælger sin dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen.
Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Dog kræver vedtægtsændringer og foreningens opløsning kvalificeret majoritet - jvf. § 17 og § 18.
 
Valgbare til bestyrelsen er myndige medlemmer, der har stemmeret - jvf. § 9.
 
§ 12
Ekstraordinær generalforsamling:
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst en femtedel af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt over for bestyrelsen fremsætter ønske herom med en angivelse af det emne, som ønskes behandlet. Generalforsamlingen skal afholdes senest 4 uger efter begæringens modtagelse. For så vidt angår krav til indkaldelsen, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.
 

§ 13
Bestyrelse - Valg:
Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold.
Bestyrelsen kan nedsætte nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver. De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter foreningen i henhold til vedtægterne.
 
Bestyrelsen består af en formand, en kasserer og yderligere 3 eller 5 medlemmer og vælges for to år ad gangen af den ordinære generalforsamling. Der kan også vælges 2-3 suppleanter.
 
Valg af formand, sekretær og halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne, samt revisoren vælges i lige år, Kasserer og halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne samt revisorsuppleanten vælges i ulige år.
 
§ 14
Forretningsorden og tegningsret:
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst 4 af dens medlemmer, heriblandt formanden, er til stede.
Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol. 
Foreningen tegnes af formanden. 
En fuldtallig bestyrelse kan give fuldmagt til at kassereren er dispositions-berettiget på foreningens bankkonti.
 
Køb, salg eller pantsætning af fast ejendom skal godkendes af generalforsamlingen.
Ligeledes skal låneoptagelse på mere end 50.000 kr. godkendes af generalforsamlingen.
 
Bestyrelsen fastsætter selv, hvilket kontant beløb, kassereren højst må have i sin varetægt.
 
§ 15
Regnskab:
Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
Foreningens regnskab føres af kassereren, der tillige fører foreningens medlems-register  
Bestyrelsen skal inden den 1. februar afgive driftsregnskab for det foregående år og status pr. 31. december til revisoren.
Driftsregnskab og status forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med revisorens påtegning og underskrift.
Driftsregnskab og status udsendes til foreningens medlemmer sammen med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling.
 
§ 16
Revision:
På den ordinære generalforsamling vælges for et år ad gangen en revisor og en revisorsuppleant. Revisoren skal hvert år i september måned gennemgå det samlede regnskab og påse, at beholdningerne er tilstede. Revisionsformen er regnskabsmæssig revision, og driftsregnskab og status forsynes med en påtegning. Revisoren har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.
 
§ 17
Vedtægtsændringer:
Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.
 

§ 18
Foreningens opløsning:
Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling.
 
For at denne er beslutningsdygtig kræves, at mindst 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede. For at forslaget kan vedtages, kræves, at mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås et sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor beslutning kan træffes med ovennævnte stemmeflerhed, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer der er til stede. Ved foreningens opløsning tilfalder foreningens formue, herunder eventuel fast ejendom og løsøre DDBU, og hvis DDBU ikke eksisterer Danmarks Idræts - Forbund eller en fond til genskabelse af organiseret billardsport, administreret af Danmarks Idræts - Forbund.
 
Mindst 3/4 af de fremmødte stemmer for en opløsning af foreningen.

§ 19
Sponsorater og spillertøj
•    HIPC henholder sig til DDBUs til en hver tid gældende regler omkring påklædning i de forskellige turneringer.
•    Individuelle spillersponsorater skal, jævnfør DDBUs turneringsreglement 2012 § 3 stk. 7, godkendes og administreres af klubben – Dette betyder at HIPCs bestyrelse skal godkende oplæg til sponsorkontrakt og sponsors krav om reklamelogos placering på spillertøj inden kontrakten underskrives. Ved udbetaling af økonomisk sponsorater, betales pengene til HIPC, der herefter udbetaler til spilleren i overensstemmelse med sponsoratets betingning.
•    Spillere må kun påføre spillertrøje sponsorreklame med bestyrelsens tilladelse og i overensstemmelse med bestyrelsens bestemmelse om placering.
•     Reklamesponsorater på spillertrøje godkendes for et år ad gangen.
•    Spillere kan uden bestyrelsens godkendelse reklamere for sponsorer på private effekter som eks. Bil eller køtaske, så længe reklamernes budskab ligger inden for HIPCs og DDBUs regelsæt. 
•    Jævnfør DDBUs turneringsreglement for 2012 § 3 stk. 2 må reklamerne ikke omfatte opfordring til indtagelse af alkohol og tobak.  
Bestyrelsen kan til en hver tid beslutte prisen for forskellige typer af ydelser i forbindelse med sponsorater.

§ 20 
Tilmeldinger til turneringer samt betaling af spillerlicens og turneringsafgifter:
1.    Spillere der betaler turneringskontingent får dækket deres spillerlicens samt turneringsafgift til DM’er, dog kun samme række. 
2.    Spillerne står selv for tilmeldinger og betaling af turneringsgebyr til alle andre turneringer (Pool Tours samt rækker der ikke er indeholdt i punkt 1).

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Vedtægter er sidst revideret ved ekstraordinær generalforsamling den 24. april 2014